إدارة المخاطر واستمرارية الاعمال :
تقوم إدارة المخاطر واستمرارية الاعمال على معالجة وحل المخاطر التي قد تتعرض لها الجامعة والتي قد تؤثر على تحقيق أهدافها، وتقوم الإدارة بتحديد كافة المخاطر سواء كانت تحت السيطرة المباشرة أم لا، بالإضافة للمخاطر التي لا تبدو ذات أهمية، حيث من الممكن أن تتراكم وتتفاعل مع الاحداث والظروف لتسبب أضرار سلبية أو خلق فرص إيجابيه،
وحيث أن مهام إدارة المخاطر حسب ما ورد في القرار الإداري رقم 44014853 وتاريخ 04/11/1444هـ كالتالي:
- اعداد خطة ومعايير متكاملة لإدارة المخاطر واستمرارية الاعمال استناداً إلى رؤية المملكة 2030م وبما يتوافق مع الخطة الاستراتيجية للجامعة وذلك استعدادا للحوادث بجميع أشكالها.
- متابعة وتقييم الأساليب التي تم الاعتماد عليها في إدارة المخاطر واستمرارية الاعمال مع ضمان وجود ضوابط فعالة أو موارد لإدارة الحوادث والأزمات.
- تحديد وتصنيف المخاطر التي تتعرض لها الجامعة وتقييمها مع ضمان استمرارية الاعمال والإجراءات خلال الانقطاعات.
- إعداد دليل لإدارة المخاطر واستمرارية الاعمال بالجامعة.
- تأسيس عملية موثقة لإدارة المخاطر واستمرارية الاعمال لجميع الوحدات الإدارية والأكاديمية التابعة للجامعة مع المساهمة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية.
- عمل سجل بالمخاطر المختلفة التي تتعرض لها الجامعة مع المحافظة على استمرارية الاعمال.
- الشفافية في الكشف عن آثار المخاطر بأنواعها المختلفة.
- تطوير وتعديل اداء ممارسات إدارة المخاطر واستمرارية الاعمال بالجامعة سعياً للتحسين المستمر والتوصل إلى أفضل النتائج وذلك بما يتوافق مع رؤية المملكة 2030م.
- الاستعانة بمختصين في تنفيذ كافة الأعمال التي لها علاقة بتحاليل وإدارة المخاطر واستمرارية الاعمال بأنواعها المختلفة.
- الإشراف على الفرق الميدانية المختصة بتنفيذ متطلبات إدارة المخاطر واستمرارية الاعمال بجميع فروع الجامعة، وتحديد مهام ومسؤوليات هذه الفرق.
- صلاحيات الدخول والتفتيش لجميع مرافق الجامعة في أي وقت لضمان الالتزام بتعليمات إدارة المخاطر واستمرارية الاعمال.
- وضع آليات للإنذار المبكر لتنبيه الجامعة للإجراءات التصحيحية لإدارة المخاطر واستمرارية الاعمال.
- إعداد برامج تدريبية لمنسوبي الجامعة وعقد ورش عمل والتدريب عليها وتطبيق الخطط واختبارها.
تنقسم إدارة المخاطر واستمرارية الاعمال الى ثلاثة أقسام : -
-
قسم المخاطر و الأزمات :
حيث أن المخاطر هي توقع وتخطيط درء الأزمات والاستعداد لمواجهتها قبل حدوثها، وبالتالي منع حدوثها، حيثما يُمكن ذلك، وتعتبر الأزمات حدث مفاجئ يعد خطراً أو تهديداً للنجاح والاستمرارية ويستدعي قراراً سريعاً تجاهه.
وتكون مهام قسم المخاطر والأزمات كالتالي:
- تحديد المخاطر المحتملة.
- تقدير احتمالية حدوثها.
- دراسة العوامل المسببة لها والاثار المترتبة عليها.
- وضع الخطط التنفيذية لمواجهة المخاطر والأزمات بفاعلية وكفاءة وتحديد المهام والمسؤوليات.
- منع الخطر والتقليل من اثاره ومن حجم الخسائر عند حدوثها والعمل على عدم تكرارها.
ويضم القسم الوحدات التالية:
- وحدة تقييم المخاطر ومعالجتها:
هي جزء أساسي من استراتيجية شاملة لإدارة المخاطر واستمرارية الاعمال يهدف بعد تقييم المخاطر إلى اتّخاذ تدابير وقائية للقضاء على المخاطر المحتملة أو التقليل منها ومعالجتها وذلك عن طريق سجل المخاطر وكذلك النماذج والأدلة والبرامج المعدة لذلك.
وتكون مهام وحدة تقييم المخاطر ومعالجتها كالتالي:
- تحديد نوع الخطر المحتمل.
- وصف الخطر.
- سياسة درء الخطر.
- مكان وقوع الخطر.
- الإجراء الفوري حال العلم بالخطر.
- الجهة المسؤولة عن معالجة الخطر.
- الإجراءات المتبعة لمعالجة الخطر.
ب- وحدة متابعة التقلبات الجوية:
هي وحدة تتولى رصد ومتابعة التقلبات الجوية المختلفة على مدار اليوم وذلك بهدف الحصول على قدر واف من المعلومات الصحيحة والاستفادة من هذه المعلومات في تحقيق أكبر قدر من السلامة للطلبة ومنسوبي الجامعة والمستفيدين منها، وحيث أن مهام قسم متابعة التقلبات الجوية حسب ما ورد في القرار الإداري رقم 7502/53 وتاريخ 08/03/ 1439هـ كالتالي:
- رصد ومتابعة المؤثرات المناخية الواردة من الجهات المعتمدة في مجال رصد الحالة المناخية.
- جمع المعلومات بعد رصدها وتحويلها إلى جهات الاختصاص داخل القسم لتحليلها ورفعها لصاحب الصلاحية في الجامعة لاتخاذ القرار حيال الحالة المناخية من حيث تعليق الدراسة بشكل كامل او جزئي أو عدم تعليقها.
- العمل على مشاركة الجهات ذات العلاقة خارج الجامعة في رصد المعلومات وجمعها وتحليلها.
- توقيع اتفاقيات تعاون ومذكرات تفاهم مع الجهات ذات العلاقة باختصاص الوحدة.
-
قسم استمرارية الأعمال :
هي قدرة الجامعة على مواصلة تقديم خدماتها وبرامجها بمستويات كاملة أو محدده ومقبولة وقت الأزمة حيث تقوم الوحدة بتطبيق سياسة استمرارية الأعمال ومتابعتها.
وتكون مهام قسم استمرارية الاعمال كالتالي:
- وضع معايير وخطط للاستعداد للحوادث بجميع أشكالها.
- ضمان وجود ضوابط فعالة أو موارد لإدارة الحوادث والأزمات.
- ضمان استمرارية العمليات والإجراءات خلال الانقطاعات.
- الحفاظ على سمعة الجهة.
- المساهمة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية.
- المساهمة في تقليل تكاليف الانقطاعات والعواقب القانونية والمالية المصاحبة لها.
- المساهمة في حماية الأرواح وتقليل الخسائر فيها خلال الازمات.
- المحافظة على قدرة الجهة في التعامل مع المخاطر الغير متوقعه.
- سرعة الاستجابة وتحسين ثقة أصحاب المصلحة.
- تحديد المتطلبات اللازمة للتعامل مع الازمات والكوارث وتقليل احتمالية حدوثها أو تقليل أثرها.
- تطبيق خطط استمرارية الاعمال والتدريب عليها وعقد ورش العمل واختبار الخطط.
3. قسم متابعة وسائل الأمن والسلامة:
قسم يهتم في متابعة وسائل الأمن والسلامة التي تضمن عدم حدوث أي أضرار مادية او بشرية.
وتكون مهام قسم متابعة وسائل الأمن والسلامة كالتالي:
- توفير بيئة أمنة للعمل، من خلال توفير كافة الاحتياطات ووسائل السلامة العامّة لمنسوبي الجامعة.
- الحفاظ على سلامة منسوبي الجامعة، وأرواحهم، وتجنيبهم الأخطار المُحتملة التي قد تقع نتيجة وجود أي نقص، أو إهمال في تحقيق شروط السلامة العامّة.
- الحرص على سلامة المعدات، والآلات، والممتلكات الخاصّة بالجامعة.
ويضم قسم متابعة وسائل الأمن والسلامة الوحدات التالية:
- وحدة سلامة المنشآت:
يعنى هذا القسم بوضع الخطط اللازمة وتنفيذها للمحافظة على سلامة منشآت الجامعة. كما يشرف على إعداد كافة أنواع الخطط التي لها علاقة بسلامة المنشآت التعليمية والمعامل والورش والمستودعات
وتكون مهام وحدة سلامة المنشآت ما يلي:
- المحافظة على سلامة المنشآت التابعة للجامعة وسلامة موظفيها
- الكشف على المباني والمنشآت القائمة للتأكد من استيفاءها لشروط الوقاية والسلامة المهنية
- حماية العنصر البشري من الإصابات الناجمة عن مخاطر بيئة العمل الحفاظ على المنشآت وما تحتويه من أجهزة ومعدات من التلف أو الضياع وذلك نظرا لتعدد المخاطر التي قد يتعرض لها الطالب في المنشأة التعليمية
- تجهيز المباني والمنشآت بأنظمة الإنذار والمكافحة والوقاية بغرض حماية المباني وشاغليها من أخطار الحرائق
- عمل الاختبارات اللازمة والكشف الدوري على أجهزة الإنذار والإطفاء من قبل متخصصين لضمان عملها عند الحاجة
- تدريب العاملين على استخدام كافة الأجهزة ذات العلاقة بمكافحة الحريق.
- مكافحة الحريق بصورة أولية من قبل الأفراد المدربين أو بواسطة الوسائل التلقائية.
- وحدة السلامة المهنية:
وهي مجموعة من الإجراءات والقواعد والنظم في إطار تشريعي تهدف إلى الحفاظ على الإنسان من خطر الإصابة والحفاظ على الممتلكات من خطر التلف والضياع.
وتكون مهام وحدة السلامة المهنية ما يلي:
- حماية سلامة جميع منسوبي الجامعة فيما له علاقة ببيئة العمل.
- حماية سلامة زوار الجامعة في جميع المرافق.
- الحفاظ على الممتلكات والبيئة المتعلقة بالمنشأة ومواقع العمل.
- وحدة التوعية والتدريب:
ويعني هذا القسم بإعداد برامج للتوعية والتدريب والتجارب الافتراضية داخل الجامعة بصفة مستمرة وكذلك تأهيل وتدريب فرق إدارية وميدانية لعمليات السلامة ونشر ثقافة التعامل مع الطوارئ والكوارث والأزمات.
وتكون مهام وحدة التوعية والتدريب كالتالي:
- التدريب على الإخلاء والإسعافات الأولية.
- إنتاج ونشر المطبوعات اللازمة بالتوعية.
- إقامة الدورات التدريبة وورش العمل وما شابهها في مجال السلامة.
- نشر المعرفة والتوعية حول معايير السلامة العامة في مختلف أنواع منشآت الجامعة وبخاصة أوضاع السلامة في المعامل والورش والمستودعات.
- التوعية حول اخطار حوادث المنشآت التعليمية والاصابات الناجمة عنها.