عن الوحدة
إن أمانة مجلس الكلية هي الجهة التي تعنى باجتماعات مجلس الكلية (أعلى سلطة علمية و إدارية في الكلية، والذي يتكون من عميد الكلية و رؤساء الأقسام العلمية ، فضلاً عن وكلاء الكلية) وهي جهة مرتبطة بالعميد (رئيس مجلس الكلية) مباشرة. ويتولى أمين مجلس الكلية تنفيذ و متابعة قرارات مجلس الكلية إلا أن تصل للجهات المعنية بتأييدها و من ثم الإشراف على إعادة توجيهها إلى الوكالات المختلفة لتنفيذ القرارات سواء بداخل الكلية أو خارجها. وعلى ذلك فإن أمانة مجلس الكلية تعتبر إدارة تنفيذية تقوم بتسهيل مهام مجلس الكلية وتقديم كافة الخدمات الإدارية وأعمال السكرتارية لكل ما يتعلق بأعمال المجلس وترتبط ارتباط مباشر برئيس مجلس الكلية سعادة عميد الكلية.
الرؤية
اتخاذ كافة الإجراءات والضمانات التي تدفع بجودة العمليات الإدارية الخاصة بمجلس الكلية بما يضمن سرعة وسهولة تنفيذ قراراته وهو ما يضمن نجاح رؤية الكلية.
الرسالة
المساهمة المستمرة في سرعة وإتقان وجودة كافة العمليات الإدارية الخاصة بمجلس الكلية.
الأهداف
- استقبال الموضوعات المطلوب عرضها على المجلس بعد استيفاء كامل المسوغات والتأكد من مطابقتها للأنظمة واللوائح.
- إعداد مذكرات العرض على المجلس وفقاً لطبيعة كل موضوع
- إعداد جداول الأعمال للجلسات
- توجيه الدعوة لأعضاء المجلس وإبلاغ الجهات ذات العلاقة بموعد الاجتماع.
- إعداد ملخص بما تم في المجلس و الذي يتضمن كل ما تم مناقشته في جلسة المجلس ، أو إقراره ، أو تعديله ، أو رفضه مما ورد في فقرات جدول الأعمال ، و عرض المحضر على السيد العميد (رئيس المجلس) للتوقيع عليه ، و من ثم إرساله إلى جهات الاعتماد بالجامعة للتصديق عليه.
- اعداد محاضر الاجتماعات واستكمال توقيع الأعضاء عليها تمهيداً لرفعها إلى معالي مدير الجامعة لاعتمادها.
- ابلاغ القرارات الصادرة عن المجلس بعد الموافقة عليها واعتمادها ومتابعة تطبيقها
- أرشفة المحاضر وجميع المواضيع التي تم عرضها على المجلس، للرجوع لها عند الحاجة
المهام
-
استلام محاضر الأقسام الأكاديمية وتنصيف ما بها ورصدها في جدول أعمال مجلس الكلية
-
استدعاء أعضاء المجلس للجلسات المجدولة والطارئة والتأكد من توقيع أعضاء المجلس على محضر الجلسة.
-
تحرير قرارات المجلس واعتمادها من عميد الكلية ومتابعة رفعها لمعالي مدير الجامعة.
-
إعداد القرارات التي وافق عليها مدير الجامعة ورفعها إلى الوكالات والإدارات المختصة بتلك القرارات.
-
عمل أرشيف الكتروني وآخر ورقي لمحاضر المجلس للرجوع إليها عند الحاجة.
-
إعداد تقرير نهائي بعدد الجلسات التي حضرها كل عضو واعتماده من عميد الكلية لاستكمال الإجراءات النظامية لصرف المستحقات.
هيكلة الوحدة
وكالة الكلية للشؤون التعليمية – أمين أمانة مجلس الكلية
منسوبي اللجنة
-
وكيل الكلية للشؤون التعليمية (رئيساَ)
-
أمين مجلس الكلية