مبادرة حق خريجة

مبادرة حق خريجة

عن المبادرة:

مبادرة حق خريجة تعني بحفظ حق الخريجات من طالبات كلية التربية بالدوادمي عند طلب إصدار سجلات أكاديمية من عام 1416/1417هـ -1432/1433هـ، حيث كانت السجلات في تلك الفترة يدوية غير خاضعة لنظام آلي الكتروني.

كيفية إصدار سجل أكاديمي يدوي:

كان العمل سابقاً قائم على عمل الكنترول في رصد نتائج الاختبارات على ورقتين من نوع A3 ملصقة مع بعض بطريقة بدائية، وتكون بحجم كبير تسمى "شيت" يكتب عليها يدوياً البيانات الرئيسية (الاسم-القسم – الفرقة – الفصل الدراسي -الدور) وتحفظ في ظرف كبير.

الهدف من المبادرة:

تهدف المبادرة إلى عدة أمور:

1. خدمة الخريجة من عام 1419/1420هـ -1432/1433هـ، في إصدار سجل أكاديمي حيث يبلغ عددها (7000) خريجة.
2. حفظ السجلات من التلف، والتمزق، بالطرق التي تضمن بقائها بشكل سليم.
3. الوقوف على ما يمكن أن يكون سبباً في إعاقة استخراج السجلات الأكاديمية للخريجات.

متى بدأت فكرة حفظ الشيتات القديمة؟

في عام 1435-1436هـ كلفت الدكتورة هيا إبراهيم الظبيب بالإشراف على مكتب الشؤون التعليمية وبعد الوقوف على مكتب الوثائق والسجلات لوحظ بدايات تلف وتمزق في الشيتات فتولدت فكرة حفظها، وتعددت الأفكار ولكن كل فكرة لها عائق حتى جاءت مبادرة حق خريجة.

كيف تم حفظ الشيتات؟

مر حفظ الشيتات القديمة بعدة مراحل هي:

1. تصغير حجم السجل أثناء التصوير والاستغناء عن تصوير البيانات الخارجية لنتمكن من تصوير البيانات الأساسية.
2. إعادة كتابة الأرقام الغير واضحة والتي كانت بسبب ألوان الأقلام المستخدمة وقلة حبر آلات التصوير داخل الكلية وكذلك الأرقام التي أزالها الماء.
3. استخراج الدرجات الناقصة والتي قد تمزق مكانها وذلك بجمع الدرجات وطرحها من المجموع الكلي الموجود في السجل.
4. الدرجات الناقصة والتي ليس لها مجموع تم تركها فارغ حيث سيتم ايجادها في نتيجة سجل آخر، حسب حالة الطالبة (باقية للإعادة – دور التخلف).
5. تم نزع اللاصق الشفاف عن السجلات لنقوم باستخراج الدرجات المغطاة والغير واضحة.
6. السجلات كبيرة الحجم عملنا على دمج الفصلين بورقة واحدة حيث تم تصوير الأسماء والفصل الأول ومن خلفه الفصل الثاني، لضمان عدم الفصل بين الفصلين الدراسيين، ولتسهيل عملية الاستخراج، والتقليل من التكاليف. أما السجلات صغيرة الحجم فتم تصويرها كما هي.
7. بعد التصوير تم كتابة البيانات التي لم نقم بتصويرها مثل (القسم – الفرقة – العام -الدور-حالة الدراسة) على كل ورقة في الصفحة الامامية عند أسماء الطالبات.
8. تم تصوير السجلات التي بمقاس A3 داخل الكلية باللون الأبيض والأسود وبعض السجلات الكبيرة للاستفادة من الوقت ولوجود ضغط على المكتبة الخارجية.
9. السجلات الكبيرة تم تصويرها خارج الكلية بمكتبة خدمة الطالب لوجود شراكة مجتمعيه بينها وبين الكلية وقد تم تصويرها بالألوان.
10. تم شراء جهاز تغليف حراري وورقه الخاص.
11. تم التغليف من قبلنا وذلك لتقليل التكاليف.

الصعوبات التي واجهها فريق العمل في المبادرة:

مرت عملية حفظ الشيتات بصعوبات تتمثل في:

1. عدم وجود آلات تصوير ذات جودة عالية.
2. في البداية قمنا بتصوير بعض السجلات عن طريق الجوال وإرسالها سكنر للمكتبة ليتم طباعتها ولكن هذه الطريقة باءت بالفشل لعدم وضوحها. 
3. نظرا لكبر حجم السجلات حيث لا يوجد هناك آلة تصوير بمقاسها داخل الكلية ولسوء الآلات الصغيرة مما أدى إلى نقل كل يوم مجموعة من السجلات إلى المكتبة ليتم تصويرها.
4. حالة أوراق الشيتات السيئة حيث بعضها تالف والأخر قد سكب عليه الماء فأدى إلى إزالة الحبر.
5. وجدنا على بعض السجلات تغليف لاصق شفاف قد ألصقت مادتين فوق بعضها مما أدى إلى إخفاء الدرجات وتداخلها مع بعضها.
6. في بعض السجلات وجدنا أنه تم فصل الفصلين الدراسيين كل فصل في شيت لوحده.
7. السجلات المكتوبة بالقلم الأخضر أصبحت غير واضحة أثناء التصوير.
8. تكرار بعض السجلات.
9. وضع قلم توضيح على الأسماء في بعض السجلات واستخدام الطامس وكثرة شطب الدرجات.
10. وجود عفن على بعض السجلات.
11. كثرة تدبيس الورق مع بعضها.
12. تلف بعض الاظرف المستخدمة.
13. تأخر العاملين في المكتبة من الاستلام والتسليم.

فريق العمل:

تم إصدار تكليف إداري داخلي للعمل على حفظ الشيتات لكل من:

 أ. شروق علي بن نحيت.

 أ. أمل محمد المقاطي.

وقد كان فريق العمل ذو كفاءة عالية، وعمل دؤوب، أثبت بجدارة القدرة على إنجاح الفكرة.

بمساعدة جميع الطاقم الإداري.

مدة العمل في المبادرة:

بدأ فريق العمل بتاريخ 28/4/1442هـ وتم الانتهاء منها في تاريخ 9/7/1442هـ.

الأقسام التي تخدمها المبادرة:

تخدم المبادرة أربعة أقسام هي:

1-الدراسات الإسلامية.                                 2-اللغة العربية.

2-التاريخ .                                                      4 -الجغرافيا.

أعداد المتقدمات سنوياً لطلب إصدار سجل أكاديمي:

يبلغ متوسط عدد المتقدمات سنوياً لطلب إصدار سجل أكاديمي أربعين (40) خريجة تقريباً.

دليل استخدام السجل:

تم وضع دليل استخدام للسجلات الجديدة في بداية كل ملف على النحو التالي:

1. يوجد لكل قسم أربع فرق والفرقة الواحدة من كل قسم لديها ملفين إفرنجيين أو ثلاثة، مسجل عليها البيانات حيث تم تقسيم الأعوام إلى قسمين لكثرتها.
2. بداية العام من كل فرقة ستكون في الأخير ثم ما يليه وهكذا إلى أن نصل لآخر عام.
3. تم كتابة البيانات الأساسية على كل ورقه يدوياً وهي كالتالي:
4. " القسم ـ الفرقة ـ العام، الدورـ الحالة الدراسية ـ انتظام أو انتساب".
5. في بعض السجلات تم تصوير الأسماء والفصل الأول من الأمام ومن الخلف الفصل الثاني فقط بدون أسماء.
6. يوجد بعض الدرجات مفقودة حيث كان ممزق في الأساس ويمكن إيجاد حل لها كما في بند (3، 4) من فقرة حفظ الشيتات.

تدشين المبادرة:

تم عمل فيديو عن المبادرة مرفق cd .

وتم تحديد موعد لتدشين المبادرة في يوم الاربعاء الموافق 12/ 7/ 1442هـ على شرف عميد كلية التربية د. لفا محمد الحافي وبرعاية كريمة من وكيلة الكلية د. هيا إبراهيم الظبيب.

وفي الختام الحمد لله الذي بنعمته تتم الصالحات،،،،،