انجازات العمادة

 

إنجازات العمادة خلال العامين الماضيين 2017 و 2018.

أولاً: تطوير العمل الإداري وضبط الجودة

1.تنظيم الوضع الإداري والهيكلي للعمادة

عند بدء العمل في العمادة لوحظ عدم وجود هيكل تنظيمي يوضح الإدارات المكونة للعمادة والأعمال المنوطة بها، فقامت العمادة -من منطلق تنظيم العمل- باقتراح هيكل تنظيمي يهدف لتجويد العمل، وقد صدر قرار مدير الجامعة رقم 17601/53 بتاريخ 14/05/1437هـ باعتماد الهيكل التنظيمي لعمادة تقنية المعلومات والتعليم الإلكتروني، حيث نص القرار المبني على مقترح العمادة بتكوين أربع إدارات فنية تعنى بالمهام التقنية المختلفة للعمادة وهي إدارات: (الأنظمة الالكترونية، الدعم الفني والبرمجيات، البنية التحتية والشبكات والتطوير والجودة)، وإدارة العمادة والتي تعنى بالشؤون الإدارية والمالية. وقد نص قرار مدير الجامعة على تحديد المهام والمسؤوليات المرتبطة بكل إدارة على حده.

وقد ساهمت الهيكلة الإدارية في تنظيم وتوجيه العمليات الإدارية والتقنية اليومية بالشكل الذي يضمن إنجاز المهام.

2.تنظيم ومراقبة المشاريع التقنية

سعت العمادة لضبط المشاريع المختلفة التي تشرف عليها، وذلك بوضع عدد من الأدلة والتعليمات التي يجب أن تنتهجها الإدارات والأقسام ذات العلاقة عند الرغبة في اقتراح أو طرح المشاريع التقنية. ومن هذا المنطلق أسست العمادة مكتباً لإدارة المشاريع التقنية يساهم في إدارة المشاريع بشكل يضمن تحقيقها للأهداف التي وضعت من أجلها,

ثانياً: إنجازات العمادة على صعيد البنية التحتية والشبكات

أولت العمادة البنية التحتية التقنية للجامعة أهمية بالغة، فحرصت منذ اللحظة الأولى لتدعيم وتجهيز البنية التحتية المميزة التي تخدم العمليات الإدارية والأكاديمية اليومية للجامعة.

وجنباً إلى جنب أولت العمادة الشبكات ذات الأهمية، حيث أن الشبكات الإلكترونية المحكمة أهم ركيزة من ركائز البنية التحتية المميزة، ويتقاطع مع تطوير البنية التحتية والشبكات تطبيقات أخرى نظرت لها العمادة بعين الاعتبار كتجويد النظم الأمنية والحماية وتطوير مركز البيانات الذي يعتبر قلب العمليات التقنية النابض، ولم تغفل العمادة نقل جميع الأنظمة المستضافة خارج الجامعة لتنتقل داخل الجامعة في وقت قياسي وفر على الجامعة مبالغ كبيرة كانت تدفع لجهات أخرى لأغراض الاستئجار.

نعرض في هذا الجزء لإنجازات العمادة في محور البنية التحتية والشبكات.

1.تأمين وتوريد وتركيب خوادم جديدة لمركز البيانات للجامعة:

سعت العمادة إجراء تقييم لمركز البيانات المنشأ في الجامعة منذ سنوات، وقد خلصت عملية التقييم لضرورة تركيب خوادم جديدة تساند التحول التقني المطلوب وتكون على استعداد لاستضافة الأنظمة الموجود خارج الجامعة عند نقلها.

وقد قامت العمادة بإعداد المواصفات اللازمة ثم أشرفت على عملية التوريد والتركيب، واشتمل المشروع على تركيب خوادم من نوع Blade Servers مع وحدة تخزين البيانات SAN Storage بالإضافة إلى رخص لإضافة الخوادم للبيئة الافتراضية.

وبعد هذا المشروع أصبح لدى الجامعة القدرة على استضافة برامج وتطبيقات جديدة، كما أنه وبوجود نظام إدارة البيئة الافتراضية أصبح بالإمكان إدارة جميع خوادم الجامعة عن طريق نظام مركزي بدلاً من الوضع السابق الذي يتمثل في صعوبة إدارة خوادم الجامعة حيث يتطلب الدخول على كل خادم على حده لإدارته.

2.تطوير البنية التحتية والأمنية لمركز البيانات بالجامعة:

تأسيساً على ما سبق، كان لزاماً على العمادة تأمين وتطوير مركز البيانات بالشكل الذي يليق بالجامعة، وشمل التطوير جزءًا شكلياً يتمثل بالمظهر العام للمركز حيث استبدلت أنظمة القفل الالكتروني القديم بجهاز جديد يعمل بالبصمة، كما أشرفت العمادة على عملية إغلاق فتحات السقف المستعار بمركز البيانات وتغطية النوافذ منعاً لدخول الغبار وأشعة الشمس لمركز البيانات، كما اشتمل المشروع على توريد أجهزة جدر نارية لحماية أنظمة الجامعة وتوريد وتركيب موزعات للشبكة قادرة على استيعاب الخوادم الجديدة.

كما شملت عملية التحديث تبديل أجهزة التكييف القديمة الموجودة في مركز البيانات وذلك لانتهاء عمرها الافتراضي ولكثرة أعطالها وتوقفها عن العمل وتوقف الدعم الفني المقدم من الشركة المصنعة، وتوفر أجهزة التكييف الجديدة درجة حرارة ونسبة رطوبة مناسبتين لأجهزة مركز البيانات بحيث يحد من ارتفاع درجة حرارتها ورطوبتها مما يطيل من عمرها الافتراضي.

3.توريد وتركيب قطع غيار الخوادم القديمة ونظام النسخ الاحتياطي للخوادم في مركز البيانات:

سعت العمادة للاستفادة القصوى من الخوادم القديمة في مركز البيانات بدلاً من التخلص منها أو إتلافها وذلك بتوفير قطع الغيار اللازمة لكثير من الخوادم لتضم مع الخوادم الجديدة في خدمة مركز البيانات.
كما قامت العمادة بتوفير نظام Veeam لعمل نسخ احتياطية للخوادم، ونظام البيئة الافتراضية للخوادم لاستغلال موارد الخوادم بشكل كامل ومثالي، ولم تغفل العمادة توفير جهاز Load Balancer لموازنة أحمال الشبكة على الخوادم وذلك للوصول للهدف الكبير: أن تعمل أنظمة الجامعة بكفاءة وسرعة.

4.نقل وتركيب خوادم نظام الطلاب (E-Register) والنظام المالي والإداري من مركز بيانات جامعة الملك سعود لمركز بيانات الجامعة:

سعت العمادة منذ توليها مهامها لنقل جميع الأنظمة الموجودة خارج الجامعة إلى داخلها، وقد أعدت العمادة خطة عمل بالتعاون مع المختصين بجامعة الملك سعود والمختصين في الشركات المشغلة للأنظمة لنقل الخوادم وتشغيل الأنظمة بأسرع وقت ممكن مع الالتزام بالمتابعة الدقيقة للأنظمة بعد تركيبها في الجامعة تحسباً لأي أعطال قد تحصل نتيجة لعملية النقل، وقد أنجزت المهمة دون حدوث أخطاء. وساهم هذا الإجراء في تخفيف الأعباء المالية على الجامعة جراء عملية استئجار الخوادم خارجها، كما ساهمت عملية النقل في سرعة أداء النظام وتقليل المشاكل التي تحصل سابقاً. كما يبرز أهمية أن الجامعة أصبحت تمتلك قرارها في أنظمتها الخاصة بدلاً من الوضع السابق القائم.

5. نقل شبكة كليات البنات القديمة إلى الجديدة وتأسيسها:

تماشياً مع توجهات إدارة الجامعة بالانتقال لمباني الكليات الجديدة للبنات، فقد قامت العمادة ممثلة بفريقها الفني بنقل أجهزة الشبكة مع تمديدات الألياف الضوئية من مباني البنات القديمة إلى المباني الجديدة في محافظات شقراء والدوادمي وضرماء وثادق وحريملاء والقويعية مع عمل تصميم للشبكة في كل مبنى وعمل الاعدادات لأجهزة الشبكة وتركيب الكبائن مع كبس التمديدات وربطها في لوحة التجميع النحاسية وربطها بمركز البيانات الرئيسي لتوفير الخدمات المقدمة من عمادة تقنية المعلومات، وأيضاً التأكد من عمل جميع النقاط مع تفعيل دائرة الربط الخاصة بالإنترنت.

6.توفير طاقم مهندسين متخصصين دعماً للأعمال الفنية:

استشعاراً من العمادة بأن الطواقم الفنية المتخصصة والمؤهلة هي من ستحمل على عاتقها الدفع بعجلة العمل للأمام وبشكل متسارع، ولأن الخطط التي وضعتها العمادة نصب عينيها تحتاج لكوادر فنية متخصصة، فقد حرصت العمادة على طرح مشروع استقطاب كفاءات فنية وإجراء الاختبارات لهم بما يضمن الحصول على أفضل الكوادر وقد وفقت العمادة في هذا الجانب.

7. الإشراف على تركيب نظام الاتصال المرئي في كليات البنات ثادق وضرماء:

قامت العمادة بشكل عاجل على تأهيل كليتي البنات في محافظتي ثادق وضرماء وذلك بسرعة طرح مشروع تركيب نظام الاتصال المرئي، كما قامت العمادة بالإشراف التام على عملية التركيب والاختبار للنظام بالتعاون مع الشركة المنفذة بما يضمن استمرار وتميز العملية التعليمية بالشكل المطلوب.

8. تطوير البنية التحتية لشبكة المعلومات المحلية لفروع الكليات بجامعة شقراء:

طرحت ونفذت العمادة مشروع تطوير البنى التحتية لشبكة الجامعة المحلية ويشمل ذلك تبديل الأجهزة الخاصة بها والعمل على جلب آخر التقنيات التي وصلت إليها الشركات العالمية المتخصصة في هذا المجال لجميع فروع الجامعة، وقد أضاف المشروع عدداً  من الفوائد مثل: زيادة في عدد الموزعات في جهات الجامعة لتستوعب التقنيات المستقبلية ككاميرات المراقبة والاتصال المرئي والمعامل الافتراضية وغيرها، والمساهمة في زيادة كفاءة الناحية الأمنية في الشبكة المحلية من خلال جلب أحدث الأجهزة، كما ساهم المشروع في توسعة منافذ ونقاط الشبكة في بعض الكليات عن طريق جلب أجهزة لزيادتها لسد النقص الحاصل بها، وبالتأكيد فقد أسهم المشروع في سرعة نقل البيانات في الشبكة الداخلية لزيادة كفاءة الانظمة المستخدمة في الجامعة وضمان جودتها.

9.توفير قطع غيار للشبكة:

قامت عمادة تقنية المعلومات بتوفير الأدوات والمواد اللازمة لتأسيس نقاط الشبكة في كافة جهات وكليات محافظات الجامعة، وقد حرصت العمادة على تنفيذ هذا المشروع تحسباً لأي أعطال أو مشاكل قد تحدث في مختلف أجهزة الشبكة.

10.العمل على إنشاء مركز بيانات بديل للكوارث:

تعمل العمادة حالياً على إنشاء مركز بيانات موازي تحسباً للحالات الطارئة أو الكوارث وذلك بتأسيس المركز الاحتياطي في موقع جغرافي مختلف عن الموجود حالياً يخدم الجامعة في حالة حدوث توقف في مركز البيانات الحالي لأي سبب، بحيث نضمن استمرارية عمل الأنظمة دون أن يلاحظ المستخدمين توقفها إلى أن يتم إصلاحه.

11.  مشروع أمن المعلومات:

يعتبر هذا المشروع من أضخم مشروعات العمادة، حيث حرصت العمادة لتعزيز الجوانب الأمنية التي تحمي شبكة الانترنت والأنظمة الداخلية من الهجمات الإلكترونية المتعددة. وقد قامت العمادة واستناداً للتحذيرات التي تطلقها جهات حكومية تعنى بمراقبة ورصد الهجمات الالكترونية الخارجية والداخلية. وانطلاقاً من هذا المبدأ فقد قامت العمادة بإعداد مشروع أمن المعلومات والذي يحوي ما يلي:

1. تركيب جدار حماية لخوادم مركز البيانات وعزله عن شبكة الجامعة لحمايته من الهجمات الخبيثة من داخل وخارج الجامعة عن طريق عمل سياسة وقواعد جدار الحماية.

2. تركيب جدار حماية للأنترنت لحماية الجامعة من الاختراق والبرمجيات الخبيثة من خارج الجامعة، وإيقاف المخترقين من الدخول على شبكة جامعة والمستخدمين.

3. تركيب جهاز فلترة مواقع الانترنت لحماية الجامعة من البرمجيات الخبيثة والصفحات المفخخة والروابط المشبوهة وتحليل تلك الصفحات والتأكد من خولها داخل تلك المواقع ومنع المستخدمين من الدخول عليها.

4. تطوير شبكة مركز البيانات بتوفير آخر تقنيات الموجهات والموزعات لكي يتم نقل الشبكة بها بين الخوادم بشكل سريع، وأيضا بعمل تصميم شبكة خاصة بالخوادم معزولة عن شبكة الانترنت لزيادة الحماية لها من الدخول عليها بشكل مباشر بحيث تكون الشبكة مقسمة لقسمين: قسم خاص بالإنترنت لا يمر على الخوادم وطلب للخدمات والذهاب مباشرة إلى الخوادم.

5. إنشاء صفحة لنظام بلاغات عن الأعطال لكي يتم إصلاحها من المختصين في تقنية المعلومات، وأيضاً لرفع مستوى جودة العمل بحيث يتم متابعة الطلبات وتقييم مستوى العمل بها وأيضا إمكانية ربطها مع المستودعات لكي يتم الطلب عن طريق النظام بشكل تلقائي.

6. مشروع مراقبة مكونات الشبكة من موجهات وموزعات ومنافذ لمعرفة مشاكلها وحلها قبل حدوث أي مشاكل في محتويات الأجهزة الداخلية والخارجية وعمل الصيانة اللازمة.

7. بناء نظام الدليل النشط Active Directory في الجامعة، ويقدم خدمات مركزية لتحديد وتوثيق هوية المستخدم، كما يساهم في ربط جميع أجهزة منسوبي الجامعة تحت نطاق واحد مما يتيح تقديم الخدمات لهم.

8. مولد احتياطي خاص بمركز البيانات يقوم بالعمل في حال انقطاع الكهرباء عن الجامعة.

9. بناء نظام إدارة الهويات وتوحيد اسم المستخدم وكلمة المرور لجميع انظمة الجامعة وذلك بسحب بيانات الموظفين وأعضاء هيئة التدريس من نظام شؤون الموظفين وبيانات الطلاب من نظام القبول والتسجيل ووضعهم في الدليل النشط بشكل آلي.

10. نظام الدعم الفني KACE وهو نظام يمكن ادارة الدعم الفني بعمادة تقنية المعلومات والتعليم الالكتروني بتقديم خدمات الدعم الفني والصيانة لجميع أجهزة الحاسب الآلي لجميع الموظفين وأعضاء هيئة التدريس في جميع فروع الجامعة.

11. نظام مراقبة الأنظمة HP OMi ويقوم على مراقبة جميع الخوادم والأنظمة في الجامعة.

12. توفير برامج حماية للجامعة Bitdefender بنظام إدارة مركزي لمراقبة الأداء.

13. توفير رخص شهادات SSL لمجال الجامعة su.edu.sa وذلك لتشفير وحماية موقع الجامعة وبرامج الجامعة وجعلها HTTPS.

12. دوائر الانترنت وخدمات الخطوط الهاتفية:

 قامت العمادة خلال الفترة الماضية بعدة تغييرات وتنظيمات تضمن تخفيض التكاليف على الجامعة والبحث الحثيث عن الكيف عوضاً عن الكم. لذلك أنجزت العمادة العديد في هذا المجال حيث قامت بإلغاء 23 دائرة انترنت على حساب الجامعة مزودة عن طريق شركة الاتصالات السعودية من المواقع المستأجرة والتي تم تسليمها أو انتهت الحاجة منها، كما قامت العمادة بتخفيض سرعة 3 دوائر انترنت في 3 مواقع، وأنجزت مهمة إلغاء أكثر من 180 خط هاتف ثابت للمواقع المزودة بخدمة الهاتف الرقمي.

ثالثاً: إنجازات العمادة على صعيد الأنظمة الإلكترونية:

لم تغفل العمادة أهمية الأنظمة والبرمجيات الإلكترونية، فسعت لتغيير الوضع القائم سابقاً حيث لم يوجد أي نظام الكتروني طيلة سنوات الجامعة الأولى، وكانت جميع الأعمال ورقية قابلة للتلف أو الضياع. ومن هذا المنطلق عملت العمادة على إطلاق حزمة من الأنظمة الالكترونية التي ستحدث نقلة كبيرة في الأعمال الإدارية والأكاديمية للجامعة.

نعرض في هذا الجزء لإنجازات العمادة في محور الأنظمة الالكترونية.

1. أنظمة تخطيط موارد المنظمة (GRP/ERP SYSTEMS)

قامت العمادة بتوفير وربط عدد من الأنظمة المالية والإدارية، حيث اعتمدت نظام ORACLE كنظام مالي وإداري لإدارة العمليات اليومية في الجامعة، وقد تم بالانتقال التدريجي للنظام، ومعالجة جوانب الخلل التي ترافق عملية الانتقال.

ويقوم النظام على أتمتة الموارد الحكومية في الجامعة بما في ذلك أنظمة شؤون الموظفين والمالية والميزانية والمشتريات وربطها مع نظام "تبادل للمنافسات الحكومية" والمستودعات.

2. نظام مراسلات:

دشنت العمادة نظام الاتصالات الإدارية الجديد (مراسلات)، حيث يمكن تحويل المعاملات لكل موظف على حده، ويساعد النظام في تتبع المعاملات وقياس المدى الزمني للإنجاز، ومدة بقاء المعاملة في كل مرحلة من مراحلها..

3. أنظمة الخدمات الإدارية والبحثية

1. نظام اللجان والمجالس:
   يساعد هذا النظام على أتمتة جميع اجتماعات اللجان والمجالس في إدارات وكليات الجامعة، ويمكن تشكيل عدد لا منتهي من اللجان والمجالس في النظام وإضافة أي عدد له، كما يمكن إدارة الاجتماع والتصويت على بنوده وإرسالها قبل بداية الاجتماع للبريد الالكتروني لكل عضو، كما يمكن كتابة التوصيات والتصويت عليها داخل النظام، ويعطي النظام أدوات إحصائية للمسؤولين عن اجتماعات اللجان والمجالس. 
2. نظام إدارة ومتابعة المشاريع البحثية:
   يساهم النظام في تحويل عملية ترقية أعضاء هيئة التدريس إلى عملية إلكترونية ميسرة عوضاً عن الطريقة الورقية القديمة، حيث يقوم عضو هيئة التدريس برفع البحوث اللازمة للترقية عبر النظام لتمر عبر سلسلة من الإجراءات ابتداءً من الكلية مروراً بالعمادات واللجان ذات العلاقة حتى إقرار البحوث واعتمادها أو رفضها وإبداء الملاحظات عليها. ويمكن للمتقدم متابعة التطور الحاصل في معاملته خطوة بخطورة، ويتكامل النظام في هذا الصدد مع عدة أنظمة أخرى كنظام تخطيط موارد المؤسسة.

1. نظام ترقيات أعضاء هيئة التدريس:
   يساهم هذا النظام في أتمتة عمليات ترقيات أعضاء هيئة التدريس، ويربط هذا النظام مع عدد من الأنظمة الأخرى التي تزوده بالبيانات المختلفة. ومن مميزات هذا النظام تقليل الاعتماد على الأعمال الورقية وتوفير قاعدة بيانات كبيرة لترقيات أعضاء هيئة التدريس.

د‌.  نظام التقديم على المناصب القيادية:

هو نظام يمكن المتقدم من تسجيل بياناته وإرفاق السيرة الذاتية الخاصة به ورؤيته، وتم إنشاء لوحة تحكم يمكن من خلالها تصنيف الطلبات حسب الوظيفة واستعراض السيرة الذاتية والرؤية الخاصة بكل متقدم الكترونيا وطباعة المرفقات بكل سهولة قبل عرضها على معالي مدير الجامعة.

ذ‌. نظام التواصل مع معالي مدير الجامعة:

هو نظام يمكن طلاب ومنسوبي جامعة شقراء من التواصل مباشرة مع معالي مدير الجامعة بسهولة ويسر من خلال النظام، حيث يسجل المستخدم بياناته الشخصية ويرفق رسالته التي تصل مباشرة إلى البريد الإلكتروني الخاص بمعالي المدير.

ر‌.  نظام الأرشفة الالكترونية ومركز الوثائق والمحفوظات:

نظام يتيح تحويل ملفات منسوبي الجامعة من النسخ الورقية التي قد تفقد أو تتلف وتستحوذ على مساحة كبيرة في التخزين والحفظ إلى نسخ الكترونية تساهم في سرعة الوصول للملف المطلوب وحفظ الملفات بشكل آمن، كما أن مركز الوثائق يحفظ نسخة من جميع معاملات الجامعة للعودة لها عند الحاجة لها.

رابعاً: إنجازات العمادة على صعيد الدعم الفني والبرمجيات:

أ‌.  استقطاب الموظفين الفنيين: تولي العمادة مهام الدعم الفني وتوفير البرمجيات أهمية كبيرة، حيث يسهم جانب الدعم الفني في استقبال ومعالجة المشاكل التقنية المختلفة التي ترد للعمادة وتحويلها للفنيين المختصين حسب المجال والموقع. كما سعت العمادة لتوفير النسخ الأصلية من البرامج الأساسية المختلفة لتكون متاحة لجميع المستفيدين، وقد طرحت العمادة مشروعين لتوفير كوادر الدعم الفني المؤهلة لتغطية أي مشاكل ترد من جميع المحافظات التي تخدمها الجامعة، حيث تقوم العمادة باستقبال البلاغات على الرقم الموحد للبلاغات (6666) وتمريرها للفنيين المتواجدين في المواقع المختلفة. وحرصت العمادة على توفير فنيات سعوديات لخدمة كليات البنات المنتشرة في جميع المحافظات توفيراً للوقت.

          ساهم المشروع الأول في توفير 18 موظفاً فنياً قامت العمادة بتوزيعهم على المحافظات المختلفة وذلك لخدمة الأقسام الرجالية في المقر الرئيسي للجامعة والكليات. أما المشروع الثاني فساهم في استقطاب 11 موظفةً فنيةً موزعة على المحافظات المختلفة وذلك لخدمة الأقسام النسائية في الكليات، وذلك على النحو التالي:

ب‌.أعمال الصيانة والدعم الفني: تقوم العمادة بعدة أعمال تختص بتأسيس وصيانة ونقل الشبكات في إدارات وكليات الجامعة، كما تعمل على صيانة معامل الحاسب الآلي واللغة الانجليزية

أولاً-صيانة الشبكات:

ثانياً-صيانة المعامل:

​