المشرف العام على الإدارات المساندة بوكالة الجامعة
مرجعية الوظيفة : وكيل الجامعة
الاختصاص العام : الاشراف والتوجيه واتخاذ القرارات والتكليف لمدراء الإدارات المساندة التابعة له في السلم التنظيمي وتكليف الموظفين بالأعمال التي يراها في مصلحة سير العمل.
الإدارات التابعة: ( إدارة الخدمات العامة والصيانة - إدارة الامن والسلامة - إدارة النقل - إدارة الحركة )
المهام و المسؤوليات:
- المخاطبات الداخلية والخارجية.
- توجيه الإدارات بعمل خطط لسير العمل بما يتوافق مع خطة افاق للجامعة.
- الإشراف على كافّة النّشاطات والعمليّات اليوميّة ومُتابعتها بشكل دائم ومستمر.
- ضمان تنفيذ أفضل الاستراتيجيّات التي تضمنُ التطوّر المُستمرّ في بيئة عمل.
- وضع الأهداف الخاصّة بكافّة المَهام وقياس مدى نجاح الأداء في تنفيذها، ومُتابعة التّقارير الخاصّة بها.
- الاهتمام بمُراقبة عمل مدراء الادارات ، والموظفين عن الأعمال المُختلفة.
- البحث عن أفضل البرامج الوظيفية التي من المُمكن تطبيقها ضمن بيئة العمل بنجاح.
- الاهتمام بتوظيف الموظّفين الأكفاء عن طريف الشركات المشغلة وإدارة الموارد البشرية في الجامعة.
- اعتماد عروض الأسعار الخاصة بمشاريع التشغيل.
- اعتماد جداول الكميات.
- الاطلاع على المعاملات وتوجيهها حسب الاختصاص.
- الاطلاع على تقارير الاعمال الشهرية والتوصيات.
- وما يكلف به من مهام أخرى.
تحديد علاقة المشرف العام على الإدارات المساندة بالإدارات الاخرى:
- كافة وكالات الجامعة والعمادات المساندة والكليات والادارات بالجامعة.
- ادارة التخطيط والميزانية بالجامعة.
- ادارة مراقبة المخزون.
- ادارة المستودعات.
سكرتارية الشؤون الإدارية
مرجعية الوظيفة : المشرف العام على الإدارات المساندة
الاختصاص العام : القيام بكافة اعمال السكرتارية
الأقسام التابعة : قسم السكرتارية
المهام والمسؤوليات:
- التعامل مع البريد الصادر والوارد.
- عرض المعاملات.
- إدارة الأعمال اليومية في المكتب.
- صياغة وطباعة الخطابات.
- تنظيم وترتيب وحفظ المعاملات.
- تنسيق مواعيد المدير.
- إعداد الاجتماعات وتنظيم مواعيدها.
- التنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
- تأمين المستلزمات المكتبية.
- حل مشكلات المراجعين وإحالتهم إلى جهات الاختصاص.
- وما يستجد من مهام أخرى
مدير إدارة الخدمات والصيانة
مرجعية الوظيفة : المشرف العام على الإدارات المساندة
الاختصاص العام : إدارة الخدمات العامة والصيانة
الأقسام التابعة: ( قسم النظافة والتحميل والتنزيل - قسم متابعة العقود وإعداد المستخلصات - قسم البلاغات والصيانة - قسم الاتصالات الإدارية والسكرتاريا).
المهام و المسؤوليات:
- متابعة الصيانة اليومية (صيانة التكييف والنجارة والسباكة والحدادة والكهرباء)
- متابعة أعمال النظافة (نظافة الساحات ونظافة القاعات ونظافة المكاتب...إلخ)
- إعداد تقارير عن الاعمال.
- الصيانة الدورية الوقائية.
- الصيانة التوقعية.
- الصيانة الإصلاحية.
- الصيانة الطارئة.
- الإشراف العامل على المؤسسات المشغلة وتطبيق الشروط المواصفات الموجودة بالكراسة.
- وما يكلف به من مهام أخرى.
مدير إدارة الأمن والسلامة
مرجعية الوظيفة: المشرف العام على الإدارات المساندة
الاختصاص العام: إدارة الامن والسلامة
الأقسام التابعة: (قسم الأمن - قسم السلامة - قسم الامن والسلامة النسائية - قسم الشؤون الإدارية والسكرتاريا).
المهام. المسؤوليات:
- التعامل مع البريد الصادر والوارد.
- متابعة عمل الإدارات والأقسام لميثاق الأداء لموظفيها.
- إرسال مواثيق الأداء بعد استكمال إعدادها وتوقيع الموظفين عليها لعمادة شون الموظفين.
- حصر الغياب والتأخر للموظفين.
- تنفيذ الإجراءات المتعلقة بتوفري الاحتياجات، وصرفها.
- تنفيذ الإجراءات المالية.
- استقبال التقارير المرضية للموظفين، وإدخالها بنظام البصمة، وإصدار قرار الإجازة في حال كانت مدة الإجازة ضمن اختصاص الإدارة.
- حصر، ورفع مسوغات الترقية.
- متابعة تعاميم البرامج التدريبية المحددة من معهد الإدارة العامة، والتنسيق مع الإدارات والأقسام حيال آلية التقديم عليها.
- دراسة وتطوير وتحديث أنظمة الأمن والسلامة بالجامعة.
مدير إدارة النقل
مرجعية الوظيفة :المشرف العام على الإدارات المساندة
الاختصاص العام : إدارة النقل
الأقسام التابعة: ( قسم السائقين والحافلات - وحدة تسجيل الطالبات - قسم الشؤون الإدارية والسكرتاريا ).
المهام. المسؤوليات:
- الإشراف العام على الادارة.
- متابعة عمل الموظفين الإداريين ومشرفي المحافظات الميدانيين وسير العمل لديهم.
- الإشراف على عمل الشؤون الإدارية والمالية بالإدارة
- مراجعة مستخلصات الشركة المشغلة.
- رفع التقارير الشهرية والسنوية
مدير إدارة الحركة
مرجعية الوظيفة: المشرف العام على الإدارات المساندة
الاختصاص العام: إدارة الحركة
الأقسام التابعة: (قسم المحروقات وقطع الغيار - قسم صيانة السيارات - قسم الشؤون الإدارية والسكرتاريا)
المهام. المسؤوليات:
- الإشراف العام على الادارة.
- متابعة عمل الموظفين الإداريين والفنيين.
- رفع التقارير الشهرية والسنوية.
- الإشراف على عمل الشؤون الإدارية والمالية بالإدارة.
- متابعة تعاميم البرامج التدريبية المحددة من معهد الإدارة العامة.
- التعامل مع البريد الصادر والوارد.