بطاقة الوصف الوظيفي لمنسوبي الإدارة

 المشرف العام على الإدارات المساندة بوكالة الجامعة

مرجعية الوظيفة : وكيل الجامعة

الاختصاص العام : الاشراف والتوجيه واتخاذ القرارات والتكليف لمدراء الإدارات المساندة التابعة له في السلم التنظيمي وتكليف الموظفين بالأعمال التي يراها في مصلحة سير العمل.

الإدارات التابعة: ( إدارة الخدمات العامة والصيانة - إدارة الامن والسلامة - إدارة النقل - إدارة الحركة )

المهام و المسؤوليات:

•  المخاطبات الداخلية والخارجية.
•  توجيه الإدارات بعمل خطط لسير العمل بما يتوافق مع خطة افاق للجامعة.
• الإشراف على كافّة النّشاطات والعمليّات اليوميّة ومُتابعتها بشكل دائم ومستمر.
• ضمان تنفيذ أفضل الاستراتيجيّات التي تضمنُ التطوّر المُستمرّ في بيئة عمل.
• وضع الأهداف الخاصّة بكافّة المَهام وقياس مدى نجاح الأداء في تنفيذها، ومُتابعة التّقارير الخاصّة بها.
• الاهتمام بمُراقبة عمل مدراء الادارات ، والموظفين عن الأعمال المُختلفة.
• البحث عن أفضل البرامج الوظيفية التي من المُمكن تطبيقها ضمن بيئة العمل بنجاح.
• الاهتمام بتوظيف الموظّفين الأكفاء عن طريف الشركات المشغلة وإدارة الموارد البشرية في الجامعة.
• اعتماد عروض الأسعار الخاصة بمشاريع التشغيل.
• اعتماد جداول الكميات.
• الاطلاع على المعاملات وتوجيهها حسب الاختصاص.
•  الاطلاع على تقارير الاعمال الشهرية والتوصيات.
• وما يكلف به من مهام أخرى.

تحديد علاقة المشرف العام على الإدارات المساندة بالإدارات الاخرى:

• كافة وكالات الجامعة والعمادات المساندة والكليات والادارات بالجامعة.
• ادارة التخطيط والميزانية بالجامعة.
• ادارة مراقبة المخزون.
• ادارة المستودعات.  

 سكرتارية الشؤون الإدارية

مرجعية الوظيفة : المشرف العام على الإدارات المساندة

الاختصاص العام : القيام بكافة اعمال السكرتارية 

الأقسام التابعة : قسم السكرتارية

المهام والمسؤوليات:

• التعامل مع البريد الصادر والوارد.
• عرض المعاملات.
• إدارة الأعمال اليومية في المكتب.
• صياغة وطباعة الخطابات.
• تنظيم وترتيب وحفظ المعاملات.
• تنسيق مواعيد المدير.
• إعداد الاجتماعات وتنظيم مواعيدها.
• التنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
• تأمين المستلزمات المكتبية.
• حل مشكلات المراجعين وإحالتهم إلى جهات الاختصاص.
• وما يستجد من مهام أخرى

 مدير إدارة الخدمات والصيانة

مرجعية الوظيفة : المشرف العام على الإدارات المساندة

الاختصاص العام : إدارة الخدمات العامة والصيانة

الأقسام التابعة: ( قسم النظافة والتحميل والتنزيل - قسم متابعة العقود وإعداد المستخلصات -  قسم البلاغات والصيانة - قسم الاتصالات الإدارية والسكرتاريا).

المهام و المسؤوليات:

• متابعة الصيانة اليومية (صيانة التكييف والنجارة والسباكة والحدادة والكهرباء)
• متابعة أعمال النظافة (نظافة الساحات ونظافة القاعات ونظافة المكاتب...إلخ)
• إعداد تقارير عن الاعمال.
• الصيانة الدورية الوقائية.
• الصيانة التوقعية.
• الصيانة الإصلاحية.
• الصيانة الطارئة.
• الإشراف العامل على المؤسسات المشغلة وتطبيق الشروط المواصفات الموجودة بالكراسة.
• وما يكلف به من مهام أخرى.

مدير إدارة الأمن والسلامة

مرجعية الوظيفة: المشرف العام على الإدارات المساندة

الاختصاص العام: إدارة الامن والسلامة

الأقسام التابعة: (قسم الأمن - قسم السلامة - قسم الامن والسلامة النسائية - قسم الشؤون الإدارية والسكرتاريا).

المهام. المسؤوليات:

• التعامل مع البريد الصادر والوارد.
• متابعة عمل الإدارات والأقسام لميثاق الأداء لموظفيها.
• إرسال مواثيق الأداء بعد استكمال إعدادها وتوقيع الموظفين عليها لعمادة شون الموظفين.
• حصر الغياب والتأخر للموظفين.
• تنفيذ الإجراءات المتعلقة بتوفري الاحتياجات، وصرفها.
• تنفيذ الإجراءات المالية.
• استقبال التقارير المرضية للموظفين، وإدخالها بنظام البصمة، وإصدار قرار الإجازة في حال كانت مدة الإجازة ضمن اختصاص الإدارة.
• حصر، ورفع مسوغات الترقية.
• متابعة تعاميم البرامج التدريبية المحددة من معهد الإدارة العامة، والتنسيق مع الإدارات والأقسام حيال آلية التقديم عليها.
•  دراسة وتطوير وتحديث أنظمة الأمن والسلامة بالجامعة.

مدير إدارة النقل

مرجعية الوظيفة :المشرف العام على الإدارات المساندة

الاختصاص العام : إدارة النقل

الأقسام التابعة: ( قسم السائقين والحافلات - وحدة تسجيل الطالبات - قسم الشؤون الإدارية والسكرتاريا ).

المهام. المسؤوليات: 

• الإشراف العام على الادارة.
•  متابعة عمل الموظفين الإداريين ومشرفي المحافظات الميدانيين وسير العمل لديهم.
•  الإشراف على عمل الشؤون الإدارية والمالية بالإدارة
• مراجعة مستخلصات الشركة المشغلة.
•  رفع التقارير الشهرية والسنوية

 مدير إدارة الحركة

مرجعية الوظيفة: المشرف العام على الإدارات المساندة

الاختصاص العام: إدارة الحركة

الأقسام التابعة:  (قسم المحروقات وقطع الغيار - قسم صيانة السيارات - قسم الشؤون الإدارية والسكرتاريا) 

المهام. المسؤوليات:

• الإشراف العام على الادارة.
• متابعة عمل الموظفين الإداريين والفنيين.
• رفع التقارير الشهرية والسنوية.
•  الإشراف على عمل الشؤون الإدارية والمالية بالإدارة.
• متابعة تعاميم البرامج التدريبية المحددة من معهد الإدارة العامة.
• التعامل مع البريد الصادر والوارد.