الارتباط التنظيمي

وحدة الوثائق النشطة:

1 – الارتباط التنظيمي:

ترتبط وحدة الوثائق النشطة بمدير عام المركز.

2- المهام:

1. الإشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكد من اداء وأعمالها وفق ما هو مخطط له.
2. الإشراف على إعداد اللوائح والقواعد والإجراءات المنظمة للعمل في القسم.
3. الإشراف على إعداد خطة التصنيف والترميز للجهاز وأدلتها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.
4. العمل على تنظيم الوثائق وفقاً لخطة التصنيف وبحسب القواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.
5. العمل على تطوير وتحديث قواعد وإجراءات تنظيم الوثائق وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.
6. الإشراف على تحديد مدد حفظ الوثائق بالتعاون مع اللجنة الدائمة للوثائق ، ومتابعتها.
7. الإشراف على إعداد وتحديث دليل التميز الداخلي للجهاز الحكومي وفروعه وفق ترميز الاجهزة الحكومية ، بالاشتراك مع وكالة التطوير والجودة في الجهاز، وبالتنسيق مع المركز مع المركز الوطني في ذلك.
8. متابعة تطبيق الوحدات التنظيمية المختلفة في الجهاز لخطة التصنيف والترميز.
9. تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.
10. تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.
11. أي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.

وحدة الوثائق متوسطة النشاط:

أ – الارتباط التنظيمي:

ترتبط إدارة الوثائق متوسطة النشاط بمدير المركز.

ب- المهام:

1. الإشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكد من أدائها أعمالها في استقبال وتسلم الوثائق من إدارات وفروع الجهاز بحسب التعليمات المنظمة لذلك.
2. الإشراف على اختيار رؤوس الموضوعات للوثائق المكشفة وفقاً لقائمة رؤوس الموضوعات المعتمدة.
3. الإشراف على تجهيز الوثائق المعدة للمسح الإلكتروني وترحليها إلى وحدة المسح الإلكتروني.
4. الإشراف على تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.
5. تزويد قسم تنظيم الوثائق بالمقترحات والأفكار المتعلقة بعمليات التقويم وأدلة التصنيف والتر ميز، والتي تنتج من خلال التطبيق العملي.
6. الإشراف على تجهيز الوثائق ومسحها إلكترونيا وترحليها إلى وحدة الحفظ.
7. الاشتراك في لجان الإتلاف والترحيل.
8. متابعة أعمال مراجعة وتدقيق عمليات الفهرسة والمسح الضوئي والتكشيف والتصنيف التي تجرى على الوثائق.
9. التأكد من صحة البيانات والوثائق ومطابقتها لأدلة التصنيف والترميز وقواعد الفهرسة.
10. استكمال النواقص ومعالجة الملحوظات بالتنسيق مع الإدارات والأقسام والوحدات المختصة وذات العلاقة.
11. تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.
12. تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.
13. أي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.

: قسم الفهرسة والتكشيف:

أ- الارتباط التنظيمي :

يرتبط قسم الفهرسة والتكشيف بإدارة الوثائق متوسطة النشاط.

ب –  المهام:

1. استقبال وتسلم الوثائق من إدارات وفروع الجهاز بحسب التعليمات المنظمة لذلك.
2. تحديد الوثائق المعدة للتكشيف.
3. تحديد المفاهيم والموضوعات التي تعالجها الوثائق.
4. اختيار رؤوس الموضوعات للوثائق المكشفة وفق لقائمة رؤوس الموضوعات المعتمدة في المركز.
5. - إدخال بيانات الوثائق في قاعدة بيانات المركز.
6. إدخال بيانات مدد حفظ الوثائق في قاعدة البيانات.
7. مراجعة وتصحيح بيانات الوثائق المدخلة في قاعدة البيانات.
8. تجهيز الوثائق المعدة للمسح الإلكتروني، وترحيلها إلى وحدة المسح الإلكتروني.
9. تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.
10. تزويد قسم تنظيم الوثائق بالمقترحات والأفكار المتعلقة بعمليات التقويم وأدلة التصنيف والترميز، والتي تنتج من خلال التطبيق العملي.
11. أي مهمة أخرى يكلف بها القسم في مجال اختصاصه.

1/2/2: قسم المسح الضوئي:

أ - الارتباط التنظيمي:

يرتبط قسم المسح الضوئي بإدارة الوثائق متوسطة النشاط.

ب –  المهام:

1. تجهيز الوثائق ومسحها إلكترونياً.
2. ترحيل الوثائق الممسوحة إلكترونياً إلى وحدة الحفظ.
3. تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.
4. الاشتراك في لجان الإتلاف والترحيل.
5. أي مهمة أخرى يكلف بها القسم في مجال اختصاصه.

: قسم التدريب والمراجعة:

أ – الارتباط التنظيمي:

يرتبط قسم التدقيق والمراجعة بإدارة الوثائق متوسطة النشاط.

ب-  المهام:

1. مراجعة وتدقيق عمليات الفهرسة والمسح الضوئي والتكشيف والتصنيف التي تتم على الوثائق.
2. التأكد من صحة البيانات والوثائق ومطابقتها لأدلة التصنيف والترميز وقواعد الفهرسة.
3. استكمال النواقص ومعالجة المحفوظات بالتنسيق مع الإدارات والأقسام والوحدات المختصة ذات العلاقة.

إدارة الوثائق الدائمة:

أ - الارتباط التنظيمي:

ترتبط إدارة الوثائق الدائمة بمدير المركز.

ب- المهام:

1. الإشراف على الأقسام المرتبطة بها والتأكد من أدائها أعمالها في استقبال وتسلم الوثائق من إدارات وفروع الجهاز وبحسب التعليمات المنظمة لذلك.
2. الإشراف على تهيئة أماكن الحفظ الدائم وتجهيزها بما يلزم من الأرفف والخزائن ووسائل السلامة.
3. الإشراف على تجهيز وترحيل الوثائق الدائمة إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بعد انتهاء مدة حفظها في المركز وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
4. الإشراف على إتلاف الوثائق المؤقتة الحفظ بعد انتهاء المدة الزمنية المقررة لحفظها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
5. متابعة أعمال التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم والإتلاف والترحيل.
6. الإشراف على تزويد إدارات وأقسام ووحدات الجهاز بصور من الوثائق القديمة عند الحاجة إليها بحسب القواعد والإجراءات المعتمدة.
7. متابعة إعادة الوثائق المعارة إلى أماكن حفظها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
8. العمل على تمكين المستفيدين من خارج الجهاز من الاطلاع على الوثائق أو تداولها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
9. الإشراف على ترحيل الوثائق الدائمة الحفظ إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
10. التأكد من صحة ودقة واكتمال البيانات المقدمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات عن وثائق الجهاز.
11. تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.
12. تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.
13. أي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.

قسم حفظ الوثائق:

أ – الارتباط التنظيمي:

يرتبط قسم حفظ الوثائق بإدارة الوثائق الدائمة.

ب –  المهام:

1. تهيئة أماكن الحفظ النشط وغير النشط وتجهيزها بما يلزم من الأرفف والخزائن ووسائل السلامة.
2. حفظ الوثائق النشطة وغير النشطة باتباع أفضل وسائل الأمن وقواعد السلامة.
3. تجهيز وترحيل الوثائق الدائمة الحفظ إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بعد انتهاء فترة حفظها في المركز وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
4. حفظ بيانات ومحاضر الترحيل.
5. إتلاف الوثائق المؤقتة الحفظ بعد انتهاء المدة الزمنية المقررة لحفظها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
6. حفظ بيانات ومحاضر الإتلاف.
7. التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم والإتلاف والترحيل.
8. إعداد وتوفير البيانات الإحصائية المتعلقة بالترحيل والإتلاف.
9. أي مهمة أخرى يكلف بها القسم في مجال اختصاصه.

قسم خدمات المستفيدين:

أ – الارتباط التنظيمي:

يرتبط قسم خدمات المستفيدين بإدارة الوثائق الدائمة.

ب –  المهام:

1. الإجابة عن الأسئلة والاستفسارات حول الوثائق المحفوظة.
2. تزويد إدارات وأقسام ووحدات الجهاز بصور من الوثائق القديمة عند الحاجة إليها بحسب القواعد والإجراءات المعتمدة.
3. إعارة أصول الوثائق أو نسخها إلى الإدارات والاقسام والوحدات وفقا للقواعد والإجراءات المعتمدة.
4. متابعة إعادة الوثائق المعارة إلى أماكن حفظها وفقا للقواعد والإجراءات المعتمدة.
5.  تمكين المستفيدين من خارج الجهاز من الاطلاع على الوثائق أو تداولها وفقا للقواعد والإجراءات المعتمدة.
6. تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.
7. إعداد التقارير الإحصائية المتعلقة بخدمات المستفيدين اليومية والشهرية.
8. أي مهمة أخرى يكلف بها القسم في مجال اختصاصه.

  قسم التنسيق:

أ- الارتباط التنظيمي:

يرتبط قسم التنسيق بإدارة الوثائق الدائمة.

ب –  المهام:

1. ترحيل الوثائق الدائمة الحفظ إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
2. التأكد من صحة ودقة واكتمال البيانات المقدمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات عن وثائق الجهاز.
3. تزويد المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بيانات التسجيل والتسليم لأكياس الأوراق المتلفة في إدارات وأقسام الجهاز.
4. تبادل المعلومات والخبرات مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
5. تمثيل الجهاز أمام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
6. أي مهمة أخرى يكلف بها القسم في مجال اختصاصه.

 وحدة الوثائق السرية:

أ – الارتباط التنظيمي:

ترتبط إدارة الوثائق السرية بمدير المركز.

ب– المهام :

1. استقبال الوثائق السرية وتدقيقها وتسليمها.
2. مسح الوثائق السرية وفهرستها وتصنيفها وتكشيفها.
3. إدخال المعلومات اللازمة عن الوثائق السرية في برنامج التوثيق الآلي.
4. مراجعة وتدقيق الأعمال الفنية للوثائق السرية.
5. حفظ الوثائق السرية في الأماكن الخاصة بها.
6. ترحيل الوثائق السرية بحسب التعليمات المنظمة لذلك.
7. إتلاف الوثائق السرية بحسب التعليمات المنظمة لذلك.
8. توفير الوثائق السرية المطلوبة بحسب التعليمات المنظمة لذلك.
9. تقديم تقارير دورية عن إنجازات الإدارة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.
10. أي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.