الرؤية و الرسالة و الأهداف

الرؤية:

• التطلع الى الارتقاء بنظم حفظ الوثائق والمحفوظات وترشيد الإنفاق وتوفير الجهد.

الرسالة :

يسعى المركز لحفظ الوثائق والمحفوظات وفق الإجراءات الأرشيفية المحلية بما يكفل سرعة الاهتداء إليها عند الحاجة ويلبي الاحتياجات المعلوماتية للوحدات الإدارية بالجامعة.

الهدف العام:

جمع وتنظيم وحفظ وثائق ومحفوظات الجامعة إلكترونيا بما يحقق متطلبات أداء العمل والمحافظة عليها من التلف والضياع وتسهيل الرجوع إليها عند الحاجة وبما يتفق مع نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.

النشأة :

نشأ المركز بموجب القرار الاداري رقم (27271/53)، وتاريخ 12/ 9/ 1438هـ وتم نقل تبعية المركز وارتباطه من رئيس الجامعة الى وكيل الجامعة بموجب القرار الإداري رقم (10108/53) وتاريخ 8/6/1442هـ .

الأهداف

• حصر جميع وثائق ومحفوظات الجامعة غير النشطة من ملفات وأنظمة ولوائح وتعاميم وتصنيفها وتحديد أسلوب تداولها وترميزها وفهرستها وتكشيفها وحفظها وصيانتها وتحويلها إلى وسائط الحفظ التقنية الحديثة
• الرصد التاريخي لأنظمة الجامعة ولوائحها وخططها وبرامجها ومشاريعها وتنظيماتها الإدارية والإجرائية بالتنسيق مع الوحدات الإدارية ذات العلاقة .
• اقتراح التنظيمات الفنية والقواعد والإجراءات المنظمة لأعمال الحفظ في الجامعة وبما يتفق مع نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها .
• التنسيق والتعاون مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في كل ما يتعلق بتطبيق نظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخاصة ماله صلة بترحيل وتلاف الوثائق والمحفوظات .
• المساهمة في نشر الوعي بأهمية نشاط الوثائق والمحفوظات في الجامعة بالتسيق مع الإدارات ذات العلاقة .
• إعداد التقارير الدورية بنشاطات المركز وانجازاتها ومقترحات تطويره ورفعها لوكيل الجامعة .
• سرعة الحصول على المستندات والوثائق عند الحاجة أليها .

المهام:

• فهرسة وثائق المركز ومسحها وتكشيفها وتصنيفها وترميزها وحفظها وصيانتها وفقا للأنظمة واللوائح والتعليمات .
• توفير الوثائق والمعلومات والبيانات اللازمة للمستفيدين وفقاً لما تحدده التعليمات المنظمة لذلك .
• التنسيق مع الجهات المختصة بالجامعة لتدريب العاملين في المركز وتأهليهم في مجال الاختصاص.
• التنسيق والتكامل مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات فيما يحقق خدمة الوثائق وسلامتها .
• التنسيق الإداري والفني لأعمال اللجنة الدائمة للوثائق والمحفوظات ولجان التقويم والإشراف.
• العمل على تهيئة أماكن حفظ الوثائق وتوفير الوسائل المناسبة لحفظ الوثائق وحمايتها .
• متابعة وتقويم تطبيق انظمة الوثائق ولوائحها وادلتها من قبل الوحدات الادارية في الجامعة .
• العمل مع الإدارات المختصة في الجامعة لوضع المعايير الموضوعية والشكلية وتنميط الوثائق المماثلة