الإجراءات الاسترشادية لسير المعاملات

إجراءات العمل: 

• - تستقبل الإدارة (القسم) خطاب أو طلب(معاملة) من الجهات ذات الصلة ومن أمثلة المعاملات الواردة للإدارة: -

1/ طلب صرف مستحقات مالية للمقاولين والاستشاريين.

2/ طلب اعتمادات فنية بالمشاريع

3/ طلب اعتماد أفراد طاقم فني للمشاريع

4/ طلب اعتماد مخططات

5/ طلب استلام أعمال بالمشاريع.

6/ ما يتم طلبه من الأقسام والإدارات داخل الجامعة من بيانات أو تقارير أو غيرها من أعمال خاصة بالمشاريع.

• - يقوم موظفي الإدارة (القسم) باستلام المعاملة وتوريدها بالنظام الخاص بالاتصالات الإدارية بالإدارة واخذ رقم وارد للمعاملة وإرفاقها بإحالة داخلية ليتم توجيه المدير عليها وتوجيهها لمسؤول القسم حسب مضمون المعاملة الواردة. 
• - يتم تسليم المعاملة للموظف من خلال الاستلام الرسمي والتوقيع على استلامها بالرقم والتاريخ
• - يقوم الموظف بإكمال الإجراءات اللازمة الخاصة بالمعاملة ويقوم باعتمادها إن كانت في شكل خطاب بتأشيرته وتوقيع مدير الإدارة.
• - إعادة المعاملة أو تحويل المعاملة إلى يتم تسليم المعاملة لقسم الاتصالات الإدارية لإعادة تصدير الرد على الجهة المعنية
• - وفي حال أن المعاملة داخلية يتم صادرها إلى مدير الإدارة وبدوره يقوم بإحالتها من النظام للإدارة المعنية

إجراءات العمل: 

1- تستقبل الإدارة طلب صرف المستخلص من قبل المتعاقد.

2- يقوم موظفي الإدارة (قسم الاتصالات الإدارية) باستلام المعاملة وتوريدها بالنظام الخاص بالاتصالات الإدارية بالإدارة واخذ رقم وارد للمعاملة وإرفاقها بإحالة داخلية ليتم توجيه المدير عليها وتوجيهها لمسؤول القسم حسب مضمون المعاملة الواردة. 

3- يتم تسليم المعاملة للموظف من خلال الاستلام الرسمي والتوقيع على استلامها بالرقم والتاريخ.

4- تتم مراجعة وتدقيق واعتماد المستخلص من قبل قسم الإشراف (وحدة الإشراف الفني) بالإدارة.

5- يقوم الموظف بإكمال الإجراءات اللازمة الخاصة بالمستخلص والتأكد من إرفاق جميع المستندات الخاصة بالمتعاقد.

6- إدراج المستخلص في النظام المالي والإداري واعتماد الفاتورة الخاصة به وتوقيعها من موظف وحدة التدقيق المالي ومدير الإدارة.

7- يتم تصدير المعاملة من الموظف بنظام مراسلات وتوجيهها إلى مدير الإدارة وبدوره يقوم بإحالتها من النظام للإدارة المعنية

إجراءات العمل: 

• 1- تستقبل الإدارة معاملة طلب استلام المناسيب من قبل المتعاقد.
• 2- يقوم موظفي الإدارة (قسم الاتصالات الإدارية) باستلام المعاملة وتوريدها بالنظام الخاص بالاتصالات الإدارية بالإدارة واخذ رقم وارد للمعاملة وإرفاقها بإحالة داخلية ليتم توجيه المدير عليها وتوجيهها لمسؤول القسم حسب مضمون المعاملة الواردة. 
• 3- يتم تسليم المعاملة للموظف من خلال الاستلام الرسمي والتوقيع على استلامها بالرقم والتاريخ.
• 4- يتم التنسيق مع المتعاقد بتحديد موعد للشخوص للموقع.
• 5- بعد موافقة مدير الإدارة يتم الشخوص للموقع من قبل المختص بالإدارة واستلام المناسيب.
• 6- يقوم الموظف بعد استلام المناسيب بتدقيقها ومراجعتها واعتمادها حسب المخططات المعتمدة مسبقاً.
• 7- يتم اعتماد أو رفض طلب التسليم المقدم من قبل المتعاقد.
• 8- إحالة المعاملة إلى قسم الاتصالات الإدارية لتصدير الرد على المتعاقد إما باعتماد طلب التسليم أو رفضه.

إجراءات العمل: 

• 1- تستقبل الإدارة معاملة طلب استلام المخططات الإنشائية من قبل المتعاقد.
• 2- يقوم موظفي الإدارة (قسم الاتصالات الإدارية) باستلام المعاملة وتوريدها بالنظام الخاص بالاتصالات الإدارية بالإدارة واخذ رقم وارد للمعاملة وإرفاقها بإحالة داخلية ليتم توجيه المدير عليها وتوجيهها للمهندس المدني المختص. 
• 3- يتم تسليم المعاملة للموظف من خلال الاستلام الرسمي والتوقيع على استلامها بالرقم والتاريخ.
• 4- يتم دراسة جميع تفاصيل المخططات من قبل المهندس المختص.
• 5- يتم التنسيق مع المتعاقد بتحديد موعد للاجتماع ومناقشة كافة التفاصيل وتدوين الملاحظات والتعديلات اللازمة.
• 6- يتم اعتماد أو رفض المخططات بعد الدراسة.
• 7- إحالة المعاملة إلى قسم الاتصالات الإدارية لتصدير الرد على المتعاقد إما باعتماد المخططات أو رفضها.

إجراءات العمل: 

• 1- تستقبل الإدارة معاملة طلب اعتماد المخططات المعمارية من قبل المتعاقد.
• 2- يقوم موظفي الإدارة (قسم الاتصالات الإدارية) باستلام المعاملة وتوريدها بالنظام الخاص بالاتصالات الإدارية بالإدارة وأخذ رقم وارد للمعاملة وإرفاقها بإحالة داخلية ليتم توجيه المدير عليها وتوجيهها للمهندس المعماري المختص. 
• 3- يتم تسليم المعاملة للموظف من خلال الاستلام الرسمي والتوقيع على استلامها بالرقم والتاريخ.
• 4- يتم دراسة جميع تفاصيل المخططات من قبل المهندس المختص.
• 5- يتم التنسيق مع المتعاقد بتحديد موعد للاجتماع ومناقشة كافة التفاصيل وتدوين الملاحظات والتعديلات اللازمة.
• 6- يتم اعتماد أو رفض المخططات بعد الدراسة.
• 7- إحالة المعاملة إلى قسم الاتصالات الإدارية لتصدير الرد على المتعاقد إما باعتماد المخططات أو رفضها.

إجراءات العمل: 

• 1- تستقبل الإدارة معاملة طلب اعتماد المواد الكهربائية من قبل المتعاقد.
• 2- يقوم موظفي الإدارة (قسم الاتصالات الإدارية) باستلام المعاملة وتوريدها بالنظام الخاص بالاتصالات الإدارية بالإدارة وأخذ رقم وارد للمعاملة وإرفاقها بإحالة داخلية ليتم توجيه المدير عليها بإحالتها للمهندس الكهرباء المختص. 
• 3- يتم تسليم المعاملة للموظف من خلال الاستلام الرسمي والتوقيع على استلامها بالرقم والتاريخ.
• 4- يتم التنسيق مع لجنة الاعتمادات الكهروميكانيكية لمناقشة الاعتماد.
• 5- تقوم اللجنة بالتدقيق ومراجعة ملفات الشركات المقدمة للمواد الكهربائية ومراجعة سابقة أعمالها والتأكد من تطبيقها للمواصفات المطلوبة في العقد.
• 6- يتم اعتماد أو رفض طلب الإعتماد المقدم من قبل المتعاقد، في حالة الاعتماد يتم طلب المتعاقد تقديم عينات للاعتماد وفي حالة الرفض يتم الطلب من المقاول بإعادة تقديم شركات مختلفة.
• 7- إحالة المعاملة إلى قسم الاتصالات الإدارية لتصدير الرد على المتعاقد إما باعتماد طلب الاعتماد أو رفضه.

إجراءات العمل: 

• 1- تستقبل الإدارة معاملة طلب اعتماد المواد الكهربائية من قبل المتعاقد.
• 2- يقوم موظفي الإدارة (قسم الاتصالات الإدارية) باستلام المعاملة وتوريدها بالنظام الخاص بالاتصالات الإدارية بالإدارة وأخذ رقم وارد للمعاملة وإرفاقها بإحالة داخلية ليتم توجيه المدير عليها بإحالتها للمهندس الكهرباء المختص. 
• 3- يتم تسليم المعاملة للموظف من خلال الاستلام الرسمي والتوقيع على استلامها بالرقم والتاريخ.
• 4- يتم التنسيق مع لجنة الاعتمادات الكهروميكانيكية لمناقشة الاعتماد.
• 5- تقوم اللجنة بالتدقيق ومراجعة ملفات الشركات المقدمة للمواد الكهربائية ومراجعة سابقة أعمالها والتأكد من تطبيقها للمواصفات المطلوبة في العقد.
• 6- يتم اعتماد أو رفض طلب الإعتماد المقدم من قبل المتعاقد، في حالة الاعتماد يتم طلب المتعاقد تقديم عينات للاعتماد وفي حالة الرفض يتم الطلب من المقاول بإعادة تقديم شركات مختلفة.
• 7- إحالة المعاملة إلى قسم الاتصالات الإدارية لتصدير الرد على المتعاقد إما باعتماد طلب الاعتماد أو رفضه.