- مدير الإدارة: هو المشرف وصاحب الصلاحيات على الأقسام الموضحة أدناه والتابعة لإدارة المشاريع ، وتعرف إدارة المشاريع Project Management على أنها تخصّص يتعلّق بعملية تنظيم وإدارة الموارد المتاحة في المشاريع، مثل: الموارد البشريّة أو الموارد المادية، بطريقة يمكن من خلالها إنجاز المشروع بنجاح في ظل مراعاة عوامل الجودة والوقت والتكلفة المتاحة.
وتتفرع الإدارة لكل من الإدارات والأقسام التالية:
مكتب المشاريع P.M.O ويشمل كل من الأقسام التالية:
- قسم المراجعة
- قسم الدعم الفني
- قسم البحوث وتطوير إدارة المشاريع
- 1- إدارة الدراسات والتصاميم:-
ومن اختصاصها: -
• ترشيح منسوبي الإدارة للحصول على برامج دورات تدريبية متخصصة لصقل خبراتهم ومهاراتهم.
• المشاركة في إعداد وتقديرات ميزانيات المشاريع المتوقع طرحها.
• العمل بروح الفريق الواحد لسرعة إنجاز الأعمال الموكلة للقسم.
• إعداد ورفع التقارير الدورية لسير الأعمال في الإدارة.
وهو الإدارة المسؤول عن الأقسام التالية:
- قسم التخطيط والبرمجة
- قسم الدراسات
- قسم التصاميم
من مهامها:
• وضع برامج وآليات تنفيذية متطورة للمواصفات القياسية العالمية (هندسية، فنية) والمواد المستخدمة في تنفيذ المشاريع والعمل على توحيد المواصفات القياسية الخاصة بمشاريع الجامعة.
• تحديث وتطوير قوائم المواد والموردين بما يتماشى مع المواصفات المعتمدة.
• تحديث وتطوير قوائم المقاولين من الباطن المؤهلين للعمل في مشاريع الجامعة.
• التنسيق مع الأقسام المعنية لمراعاة وضع جداول الكميات والمواصفات الهندسية المتطورة عند التصميم.
• تصنيف واعتماد المواد التي يمكن استخدامها في عمليات البناء والإنشاءات وغيرها طبقاً لمواصفات الجودة العالمية والمواصفات القياسية السعودية.
• تصنيف وترتيب المشاريع حسب الأولويات والمزمع إقامتها في المستقبل والمعتمدة في خطة الجامعة للمشاريع وفق الخطة العامة للجامعة.
• التخطيط لإقامة المشاريع المدرجة في خطة الجامعة للمشاريع وفق برامج زمنية محددة يتم خلالها بداية تنفيذ المشروع ونهايته.
• بعد اكتمال التصاميم والإجراءات الفنية ومراجعتها يتم إعداد الشروط والمواصفات والتنسيق مع الجهة المختصة لتتولى طرح المشروع في منافسة عامة حسب الإجراءات النظامية.
• التنسيق والتعاون المثمر مع قسم الإشراف على المشاريع وتزويده بما يحتاجه من أعمال الرسومات والمراجعات والتعديلات والاستشارات الفنية ....الخ .
- 2- إدارة الإشراف:-
المهام :
* تحديد مسئوليات المهندسين وإيضاح مسئوليات المقاول والتزاماته وحقوقه عند تنفيذ الأعمال.
* إيضاح الشروط والتعليمات والأنظمة التي تتعلق بالإشراف على التنفيذ.
* تحديد الخطوات الأساسية للإشراف على تنفيذ أعمال المشاريع المختلفة.
* تحديد الإجراءات المتبعة في أعمال الإشراف على تنفيذ المشاريع.
* رفع مستوى جودة تنفيذ المشاريع، وذلك عن طريق رفـع مستوى الإشراف عليها.
* خلق جو من الثقة وروح التعاون بين عناصر المشروع (مقاول / جهاز إشراف / صاحب عمل).
* تحديث وتطوير آليات وأساليب الإشراف على مشاريع الجامعة بالمحافظات المختلفة لإنهائها وفق الأصول الهندسية والمواصفات والبرامج الزمنية المحددة لها.
* وضع البرامج والخطط التنفيذية الإشرافية الهادفة لإنهاء مراحل المشروع لتحقيق أهداف الإدارة العامة للمشاريع.
* تنفيذ التوجيهات والقرارات والتعليمات الصادرة من المشرف على الإدارة العامة للمشاريع.
* الاشتراك في وضع شروط ومواصفات بنود عقود المشاريع الخاصة بتنفيذ مشاريع الجامعة.
* الإشراف والمتابعة على تطبيق وتنفيذ التصاميم والرسومات الهندسية وفقاً للأصول الفنية.
* تقديم التوجيهات والتوصيات التي تراها الإدارة في صالح المشروع وعرضها على الاستشاري أو المقاول أو الإثنين معاً والتنسيق فيما بينهم للتنفيذ.
*الرفع فوراً للمشرف على الإدارة العامة للمشاريع عند اكتشاف حالات عدم مطابقة أو أخطاء جوهرية في التنفيذ أو حدوث فوارق بين الرسومات والتصميمات والتنفيذ الفعلي أو بطء في تنفيذ مراحل العمل في المشروع أو الإخلال باللوائح التنفيذية للمشروع.
* التنسيق مع المقاول لتطبيق معايير الجودة في الأداء والتنفيذ بالرجوع إلى العقود وبنود المنافسة.
* ترشيح منسوبي الإدارة للحصول على برامج ودورات تدريبية في تخصصاتهم لصقل مهاراتهم وخبراتهم.
* إعداد التقارير الدورية الفنية والإدارية عن حركة سير تنفيذ المشاريع.
وهو الإدارة المسؤولة عن الأقسام التالية:
- قسم التنفيذ
- القسم الفني
- قسم مراجعة العقود والمناقصات والتدقيق المالي
- قسم المكاتب الهندسية الفرعية
- قسم متابعة المشاريع
- 3- إدارة مراقبة الجودة والتحكم:-
التأكد من ملائمة المنتجات والمواد المستخدمة في المشاريع بأنها مطابقة للشروط والمواصفات الفنية وكذلك مراقبة المنتج وضبط جودته أثناء التشغيل.
وهو الإدارة المسؤولة عن الأقسام التالية:
- قسم مراقبة الجودة والتحكم
- قسم فحص الجودة
- 4- إدارة تقنية المعلومات:
من المهام:
* إعداد الخطط والبرامج التطويرية لإدارة المشاريع والإشراف عليها وفق خطط الجامعة في هذا المجال.
* إعداد الشروط والمواصفات الفنية للأنظمة والتجهيزات التقنية التي تحتاجها المشاريع بالتنسيق مع عمادة تقنية المعلومات.
* الإشراف على تصميم وتطوير خطة سير عمل الإدارة على النظم الهندسية ومتابعة تطويرها.
* توفير الخدمات التقنية من خلال الربط بالبرامج الهندسية بالتواصل مع الجهات ذات العلاقة بالجامعة.
* الإشراف على قواعد البيانات وعمل الأرشفة الإلكترونية للمعاملات والمخططات الخاصة بالمشاريع.
وهو الإدارة المسؤول عن:
- قسم النظم والتطبيقات الهندسية
- قسم المعرفة والتطبيقات